Wertvoller als Geld
Zeit ist ein zentrales Thema. Das merken wir daran, dass es eines der am häufigsten gebrauchten Wörter ist. So ist es kaum verwunderlich, dass das Zitat von Benjamin Franklin "Zeit ist Geld" zu einem geflügelten Wort wurde.
Zeit ist jedoch wesentlich wertvoller als Geld. Verlieren wir Geld, können wir es zurückgewinnen. Verlieren wir Zeit, ist sie für immer verloren. Aber wie gehen wir am besten mit der knappen Ressource um?
Hinweis zum heutigen Sprachgebrauch: Der Begriff "Zeitmanagement" ist eigentlich irreführend, denn Zeit lässt sich nicht managen. Wir können lediglich uns managen, also unseren Umgang mit der Zeit verbessern.
Zeit-Prinzip 1: Setzen Sie Prioritäten - ABC-Analyse
Ordnen Sie den Aktivitäten je nach Wichtigkeit entweder A, B oder C zu.
A - Aufgaben sind Aufgaben, die absolut erstrangig sind. Dies sind Aufgaben, die nur von Ihnen erledigt werden können und damit nicht delegierbar sind. Es sind die Aufgaben, die für die Erfüllung Ihrer Funktion den höchsten Wert besitzen.
B - Aufgaben sind durchschnittlich wichtige Aufgaben, die teilweise auch delegierbar sind.
C - Aufgaben sind die Aufgaben mit der geringsten Wichtigkeit. Dies sind delegierbare Routineaufgaben (Ablagen, Papierkram, Telefonate, Korrespondenz).
Dies bedeutet nicht, dass Sie nur noch A-Aufgaben erledigen sollen. Arbeiten Sie viel mehr ausgewogen. Die Empfehlung ist:
1 - 2 A-Aufgaben pro Tag (ca. 3 Stunden)
2 - 3 B-Aufgaben pro Tag (ca. 1 Stunde)
Diverse C-Aufgaben (ca. ¾ Stunde)
So kann die ABC-Analyse in der Praxis am einfachsten funktionieren.
Berücksichtigen Sie bei der Terminierung Ihrer A-Aufgaben Ihre persönliche Leistungsfähigkeit!
Zeit-Prinzip 2: Planen Sie Ihre Zeit
Wenn Sie Ihr Leben vereinfachen wollen, sollten Sie sich angewöhnen, Ihre Aufgaben und Ihre Zeit systematisch zu planen. Schaffen Sie sich am besten ein Zeitplanbuch an und nehmen Sie sich täglich 5 Minuten, um Ihren Tag zu planen. Für eine einfache Aufgaben- und Zeitplanung müssen Sie sich lediglich regelmäßig morgens hinsetzen und sich schriftlich diese Fragen beantworten:
- Welches ist das wichtigste Ziel, das ich im Augenblick anstrebe?
- Was will ich heute dafür tun, diesem Ziel einen Schritt näher zu kommen?
- Was ist dermaßen bedeutend, dass ich es unbedingt heute erledigen muss?
So stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Verpflichtungen rechtzeitig nachkommen und den wichtigen sowie den langfristig orientierten Dingen in Ihrem Leben den notwendigen Platz einräumen. Auch Kleinigkeiten werden Sie auf diese Weise nicht vergessen.
Zeit-Prinzip 3: Zeitfresser
Spüren Sie Ihre Zeitfresser auf und sagen Sie ihnen den Kampf an. Hier finden Sie eine Liste mit Zeitfressern und erste Ideen für den Umgang mit ihnen.
Zeit-Prinzip 4: Antizyklisch handeln
Wer sein Zeitkonto entlasten will, der sollte häufig "antizyklisch handeln". Wir brauchen weniger Zeit für die Aktivitäten. Wir sparen Nerven und Energie.
Zeit-Prinzip 5: Gönnen Sie sich einen Ruhetag
"In der Woche wird gearbeitet und am Wochenende machen wir das, was uns Spaß macht". Diese Devise gilt für viele von uns. Das führt außerdem dazu, dass das Wochenende, das ja eigentlich als Erholungspause und Ruhezeit gedacht ist, oft anstrengender wird, als die Arbeit! Das Ergebnis ist, dass wir nie zur Ruhe kommen und keinen Tag in der Woche für Entspannung, Besinnung und für das Tanken neuer Energien nutzen. Das kann auf Dauer zum Ausbrennen (Burnout) führen, denn wir alle brauchen Phasen der Ruhe.
Deswegen sollten Sie sich konsequent zumindest einen Tag Ihres Wochenendes als Ruhetag gönnen und diesen nicht mit Aktivitäten sowie Verpflichtungen ausfüllen. Nehmen Sie sich einen Tag in der Woche frei von allem, was anstrengend ist. Nutzen Sie einen Tag der Woche als Ruhetag, also als einen Tag, an dem Sie de facto zur Ruhe kommen können.
- Was ist aus Ihrer Sicht wichtig im Zeitmanagement?
- Was fällt Ihnen schwer und was sind Ihre Anregungen?
Zeit-Übung: Mein Tag
Notieren Sie einmal drei normale Tage alle 30 Minuten, was Sie tun und welche Störungen auftreten. Versuchen Sie zuzordnen, ob es A, B oder C-Aufgaben sind.
Sie werden merken, dass Ihr Zeitbewusstsein sich durch diese Übung verändert.
(Gerne senden wir Ihnen einen Analysebogen zu, wenn Sie es detailliert machen möchten. team@blueprints.de)
