Zielvereinbarungsgespräche: Ziele mit Mitarbeitern erarbeiten und vereinbaren
Mitarbeiter wissen häufig am besten, mit welchen Zielen und Maßnahmen sie zur Erreichung der Abteilungsziele beitragen können. Die Führungskraft hat im Idealfall nur die Aufgabe, die einzelnen Mitarbeiterziele auf Zielkonflikte zu überprüfen bzw. durch richtiges Fragen und Hilfe bei der Ausformulierung der Ziele Klarheit - ggf. auch in Bezug auf die zu gestaltenden Maßnahmen zu schaffen.
Auch hier heißt es "nicht zwischen Tür und Angel". Führungskräfte müssen sich Zeit nehmen, die Mitarbeitergespräche vorbereiten, nachbereiten und für eine saubere Dokumentation der Ergebnisse sorgen. Zuvorderst sollte sich die Führungskraft natürlich über das Thema informieren, entweder mit Hilfe der Personalabteilung, entsprechender Fachliteratur (z. B. unter haufe.de, siehe auch Liste unten) oder in führungsbezogenen Seminaren.
Die Führungskraft sollte sich bezogen auf Mitarbeiterziele folgende Fragen stellen:
- Trägt das Mitarbeiterziel zur Erreichung des Abteilungsziels bei?
- Führt das Mitarbeiterziel zu Konflikten in der Abteilung?
- Ist das Ziel realistisch?
- Ist es klar und richtig formuliert?
- Ist das Ziel bzw. dessen Erreichung messbar?
- Hat der Mitarbeiter die notwendigen Fertigkeiten und Fähigkeiten?
- Stehen dem Mitarbeiter die notwendigen Mittel zur Verfügung?
Entlohnung und Weiterentwicklung des Mitarbeiters im Unternehmen sind direkt oder indirekt an die Erreichung seiner Ziele gekoppelt. Deswegen ist es wichtig, dass sich Führungskräfte ihrer Verantwortung bei der Erarbeitung von Zielen mit dem Mitarbeiter bewusst sind.
Ziele gemeinsam mit dem einzelnen Mitarbeiter zu erarbeiten und zu vereinbaren, erscheint oft als eine schwierige, zeitraubende und manchmal sogar lästige Aufgabe.
"Bevor ich das meinem Mitarbeiter übertrage, mach' ich das lieber selber. Das kostet doch nur unendlich Zeit und Nerven", war die Aussage einer Führungskraft in einem Seminar zu diesem Thema. Diese Reaktion kann man verstehen und ist sicher keine Einzelmeinung. Doch auf Dauer verdient so eine Führungskraft nicht ihre Bezeichnung. Sie wird irgendwann auch die Nächte dazu nehmen müssen, um die Aufgaben zu bewältigen, die eigentlich die Mitarbeiter im Rahmen ihrer "normalen" Aufgaben durchführen sollten.
Wer als Führungskraft kein Vertrauen in die Fähigkeiten und Fertigkeiten seiner Mitarbeiter hat, nicht die eigenen Erfahrungen weitergibt, nicht beim Lösen von Problemen unterstützt, keine Aufgaben zielorientiert überträgt und kein Vorbild im Erreichen von Zielen ist, der wird wahrscheinlich eines Tages mit "burn-out" oder Krankheit für seine falsche Einstellung bezahlen.
Investieren Sie Zeit in Zielvereinbarungsgespräche
Ob nun im Rahmen eines instrumentalisierten Zielvereinbarungssystems eines internationalen Konzerns oder im Rahmen von Mitarbeitergesprächen in einem kleinen, mittelständischen Unternehmen der Zulieferindustrie, die Gespräche und die gemeinsame Arbeit an den Zielen kosten Zeit. Aber diese Zeit ist gut investiert, wenn im offenen Dialog die Ziele gefunden und vereinbart werden, die die Zukunft des Unternehmens sichern, die Führungskraft in ihrer zukünftigen Arbeit entlasten und dem Mitarbeiter motivierende und klare Vorstellungen von seinen Aufgaben geben. So formt sich auf Dauer ein kompetentes und leistungsfähiges Team mit einer qualifizierten Führungskraft.
Beispiel: Ein neues Produkt soll eingeführt werden und die entsprechenden Verkaufsunterlagen, Hilfsmittel etc. sollen für den bundesweiten Vertrieb erstellt werden.
Der Leiter der Verkaufsabteilung sieht solche Aufgaben als "Chefsache" an und delegiert an seine Vertriebsmitarbeiter, Kollegen aus der Marketingabteilung und externe Partner die unterschiedlichen Aufgaben. Nach drei Monaten liegen verschiedene Ergebnisse vor und es stellt sich heraus, dass die unterschiedlichen Unterlagen nicht aufeinander abgestimmt sind. Ein Meeting wird einberufen, um eine gemeinsame Vorgehensweise zu erarbeiten.
Dieses Beispiel soll nicht weiter ausgeführt werden, denn es ist jetzt schon ersichtlich, dass viel Zeit, Geld und Energie fehlinvestiert wurden, weil nicht zielorientiert gearbeitet wurde.
Es geht auch so: Frau Tulpe und ihre Führungskraft Herr Warmsen wollen gemeinsam Ziele für das kommende Jahr erarbeiten und vereinbaren. Ein sehr wichtiges Vorhaben wird die Einführung eines neuen Produktes sein. Als eine Aufgabe steht die Vorbereitung der Verkaufsunterlagen bevor. Gemeinsam definiert man hierfür das Ziel, die am Projekt beteiligten Kollegen werden ausgewählt und eine Vorgehensweise wird zunächst grob erarbeitet. Alle zwei Wochen wird Frau Tulpe über den Projektstand berichten, Ergebnisse präsentieren und gemeinsam mit Herrn Warmsen Lösungen für Probleme suchen.
Auch wenn Frau Tulpe noch nicht die Erfahrungen wie der Vertriebsleiter in solchen Projekten haben sollte, so kann man doch davon ausgehen, dass sie das Projekt zielorientiert und effizient vorantreiben wird. Es ist ihr "Baby", sie kann von den Erfahrungen Herrn Warmsens profitieren und ihre eigenen Erfahrungen ausbauen. So wird Frau Tulpe nicht nur in diesem, sondern auch im nächsten Projekt Herrn Warmsen maßgeblich entlasten. Als Vertriebsleiter kann er sich so um die strategischen Aspekte der Produkteinführung kümmern und wesentlich früher den aktiven Verkauf des neuen Produktes veranlassen.
Zielvereinbarungsgespräche - Vorteile der gemeinsamen Erarbeitung und Vereinbarung von Zielen
- Gegenseitiges Vertrauen wird auf- bzw. ausgebaut
- Verständnis und Klarheit bezogen auf Aufgaben und Erwartungen
- Motivation des Mitarbeiters für Aufgaben
- Erfahrungen und kreative Potentiale der Mitarbeiter werden genutzt
- Realistische operative Ziele, Teilziele, Projekte etc.
- Zeitliche Entlastung der Führungskraft
- Weitergabe von Erfahrungen und Wissen
- Stärken und Schwächen werden transparenter
- Aufbau von Kompetenzen im Team
- Zielorientiertes Arbeiten wird erlernt
- etc.
Wie bei allen erarbeiteten Zielen, sollten natürlich auch die Mitarbeiterziele dokumentiert werden. Formulierung, Form und Inhalt sind wichtig, um Missverständnissen vorzubeugen, Motivation auszulösen und bei der späteren Bewertung einen Maßstab zu haben.
Egal, ob ein Zielvereinbarungssystem genutzt wird oder nicht, ob Ziele an die Entlohnung gekoppelt sind oder nicht, fixieren Sie die Ziele mit Ihren Mitarbeitern schriftlich. In den kommenden Gesprächen mit dem Mitarbeiter kann so "gezielt" Feedback gegeben, Hilfestellung geleistet und der Grad der Zielerreichung überprüft werden.
Zitate zum Thema Zielvereinbarungsgespräche
Wer seiner Führungsrolle gerecht werden will, muss genug Vernunft besitzen, um die Aufgaben den richtigen Leuten zu übertragen - und genug Selbstdisziplin, um ihnen nicht ins Handwerk zu pfuschen.
(Theodore Roosevelt, 26. Präsident der Vereinigten Staaten von Amerika, 1858 - 1919)
Wenn du eine weise Antwort verlangst, musst du vernünftig fragen.
(Johann Wolfgang von Goethe, deutscher Dichter, 1749 - 1832)
Wer das Ziel kennt, kann entscheiden.
Wer entscheidet, findet Ruhe.
Wer Ruhe findet, ist sicher.
Wer sicher ist, kann überlegen.
Wer überlegt, kann verbessern.
(Konfuzius, chinesischer Philosoph, 551 - 479 v. Chr.)
Bücher zum Thema Zielvereinbarungsgespräche
Führen mit Zielvereinbarung, Klaus-Helmut Schmidt (Autor), Uwe Kleinbeck (Autor), Verlag: Hogrefe-Verlag; ISBN-10: 3801714918
Mythos Motivation, Reinhard K. Sprenger, Broschiert, Campus Fachbuch, 2002, ISBN: 3593368943
Ziele vereinbaren und Strategien realisieren, Alexander Mutafoff und Inge Glatz, Moderne Industrie, ISBN: 3478387000
Unternehmenserfolg mit Zielen, Rückle, Horst und Behn, Michael, Verlag: Expert-Verlag GmbH, ISBN: 3816926479, Erscheinungsjahr: 2006
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