Nutzen Sie für Ihre Zeitplanung die ALPEN-Methode und die ABC-Analyse, um organisierter und entspannter zu arbeiten.
"Planung heißt, Zufall durch Irrtum zu ersetzen."
Acht Minuten tägliche Planung können bis zu einer Stunde Zeit sparen. Planung bedeutet, den Arbeitstag vernünftig vorzubereiten. Planen Sie bitte immer schriftlich. Dies hat den Vorteil, dass Sie erledigte Arbeiten abhaken können. Sie werden feststellen, dass eine abgehakte Aktivitätenliste am Abend ein gutes Gefühl gibt.
Eine Möglichkeit, den Tag zu planen, ist die so genannte ALPEN-Methode:
Aktivitäten/Aufgaben auflisten
- d. h. alles, was Sie sich für den Tag vorgenommen haben/Tagesarbeit
- Unerledigtes vom Vortag
- wiederkehrende Arbeiten
- Aktivitäten, die Sie Ihren Zielen ein Stück näher bringen
Länge (Dauer) der Aktivitäten schätzen
- Schätzen Sie den zeitlichen Bedarf für jede Aktivitäten grob ein
Pufferzeiten reservieren
- Es empfiehlt sich, nur etwa 60 % der täglichen Arbeitszeit zu verplanen. Die restlichen 40 % sollten als Pufferzeit für Unvorhergesehenes (Zeitdiebe) reserviert werden. Dies verhindert Frustrationen durch zu viel Unerledigtes.
Entscheidungen treffen
- Priorisieren Sie Ihre einzelnen Aktivitäten
- Prüfen Sie grundsätzlich, was Sie delegieren können
Nachkontrolle
- Prüfen Sie kritisch, was Sie erledigen können und was nicht
- Haben Sie "Aufschieberitis"?
Wie setzt man Prioritäten? "ABC-Analyse"
Ordnen Sie den Aktivitäten je nach Wichtigkeit entweder A, B oder C zu.
A-Aufgaben sind Aufgaben, die absolut erstrangig sind. Dies sind Aufgaben, die nur von Ihnen erledigt werden können und damit nicht delegierbar sind. Es sind die Aufgaben, die für die Erfüllung Ihrer Funktion den höchsten Wert besitzen.
B-Aufgaben sind durchschnittlich wichtige Aufgaben, die teilweise auch delegierbar sind.
C-Aufgaben sind die Aufgaben mit der geringsten Wichtigkeit. Dies sind delegierbare Routineaufgaben (Ablagen, Papierkram, Telefonate, Korrespondenz).
Dies bedeutet nicht, dass Sie nur noch A-Aufgaben erledigen sollen. Arbeiten Sie viel mehr ausgewogen. Die Empfehlung ist:
1 - 2 A-Aufgaben pro Tag (ca. 3 Stunden)
2 - 3 B-Aufgaben pro Tag (ca. 1 Stunde)
Diverse C-Aufgaben (ca. ¾ Stunde)
So kann die ABC-Analyse in der Praxis am einfachsten funktionieren.
Berücksichtigen Sie bei der Terminierung Ihrer A-Aufgaben Ihre persönliche Leistungsfähigkeit!
